Vorstandsassistenz (m/w/d)

Du verbindest Organisationsgeschick mit einem souveränen Auftreten und einem hohen Anspruch an Professionalität? Dann ist das hier deine Rolle: Als Vorstandsassistenz im Vorstandsstab unterstützt du unsere beiden Vorstände im Tagesgeschäft, kümmerst dich um das Veranstaltungsmanagement und wirkst – je nach Qualifikation – auch in der Gremienarbeit und bei ausgewählten Stabsthemen mit.

Wichtig: Die Stelle ist bewusst flexibel gestaltbar. Ob du aus einer klassischen Assistenz kommst, aus der Organisation/Projektarbeit oder bereits Erfahrung mit Gremien und Unterlagenmanagement hast – wir bauen den Zuschnitt gemeinsam so, dass er zu dir passt und du dich weiterentwickeln kannst.

Dein Aufgabengebiet – je nach Erfahrung und Schwerpunkt:

1) Assistenz & Veranstaltungsmanagement (Basis)

• Termin- und Tageskoordination für zwei Vorstände (inkl. Priorisierung, Abstimmung, Vor-/Nachbereitung)
• Bearbeitung von Korrespondenz, Telefonaten und interner/externer Kommunikation
• Empfang und Betreuung von Gästen im Vorstandsbereich
• Planung und Durchführung von Veranstaltungen (z. B. Mitglieder- oder Mitarbeitendenformate)

2) Gremienarbeit (Aufbau)

• Organisation und Begleitung von Aufsichtsratssitzungen und weiteren Terminen der Bankorgane
• Einladungs-, Unterlagen- und Protokollprozess (Vorbereitung, Versand, Ablage, Nachhalten)

3) Vorstandsstab & Mitgestaltung (Erweiterung – optional)

• Aufbereitung von Informationen und Entscheidungsgrundlagen (kurz, prägnant, adressatengerecht)
• Nachhalten von Aufgaben, Fristen und Beschlüssen inkl. sauberer Dokumentation
• Mitarbeit bei Stabsthemen (z. B. Organisation, Kommunikation, Projekte, ausgewählte regulatorische/Compliance-relevante Zuarbeiten – passend zu deinem Profil)